إذا نشرت محتوى غير جاهز، فلن تستفيد منه وقد يضرك، وعوضاً عن ذلك يجب عليك أولاً تحرير المحتوى والتحقق منه قبل نشره وتوزيعه؛ فقد يستاء القراء من المحتوى غير الصحيح الذي أنشأته دون اكتراث، وبمجرد نشره ورؤية الناس له، يكاد يكون من المستحيل تدارك الخطأ. فلا يكفي وجود الأشخاص المناسبين في فريقك لإنشاء محتوى عالي الجودة دائماً، ولفعل ذلك، يجب على شركتك تحديد آليات وعمليات إدارة المحتوى. ونستعرض في هذا المقال آليات إدارة المحتوى وكيفية إنشائها وتطبيقها.
ما هي آليات إدارة المحتوى؟
آليات إدارة المحتوى هي سلسلة من المهام التي يؤديها فريقك لنقل المحتوى من مرحلة كونه فكرة إلى التسليم النهائي بأكبر كفاءة ممكنة، وإضافة إلى تحديد العمليات، تعتمد آليات إدارة المحتوى اعتماداً كبيراً على الأشخاص والأدوات والموارد اللازمة لإنشاء المحتوى. فالاستراتيجيون والكتاب والمحررون والمديرين هم الأشخاص الذين يضمهم فريق إنشاء المحتوى، وتتضمن مهامهم التخطيط والكتابة والتحرير والنشر وغيرها، ولكنَّ كل هذه المهام تعتمد على نوع محتوى.
قد تتغير آليات إدارة المحتوى وفقاً لنوعه، فيمكن للشركات نشر العديد من أنواع المحتوى مثل الرسائل الإخبارية ومنشورات المدونات ومنشورات وسائل التواصل الاجتماعي، وتختلف الآليات لكل نوع؛ على سبيل المثال، قارن بين نشرة إخبارية ومنشور على وسائل التواصل الاجتماعي، فالاختلاف الواضح في هذه العملية هو أنَّ أنواع المحتوى تمر عبر قنوات مختلفة، وبمجرد تقسيم مهام العمل، ستكتشف أنَّ كلاً منها قد يتطلب أشخاصاً وعمليات وأدوات وموارد مختلفة. ومع وجود الكثير من العناصر المتغيرة اللازمة لإنشاء المحتوى، تصبح آليات إدارة العملية أولوية قصوى.
آليات إدارة المحتوى:
لإدارة المحتوى بنجاح، ابدأ بتحديد العمليات والأشخاص والأدوات اللازمة لإنشائه.
العمليات: حدد الخطوات اللازمة لإنشاء المحتوى، وهي:
- وضع الاستراتيجية.
- التخطيط.
- الإنشاء.
- التقييم.
- النشر.
- التحليل.
في حين أنَّ هذه هي آليات إدارة المحتوى الأساسية، فإنَّ كل خطوة لها عمليات فرعية بناءً على نوع المحتوى، ويمكنك تحديد هذه الخطوات الإضافية في أثناء إدارة المحتوى. وفي هذه المرحلة، من المفيد تحديد استراتيجية المحتوى.
الناس: تركز آليات إدارة المحتوى الفعالة على العمليات اللازمة لنشر المحتوى، والناس هم أهم جزء من هذه العمليات؛ لذا يتمثل أحد جوانب آليات إدارة المحتوى في تحديد الأشخاص المسؤولين عن تنفيذ الخطوات في عملية إنشاء المحتوى وإدارتهم؛ على سبيل المثال، لوضع الاستراتيجيات، ستحتاج إلى خبير استراتيجي للمراجعة وإلى محرر.
الأدوات: إضافة إلى إدارة الناس والعمليات التي يؤدونها تغطي آليات إدارة المحتوى أيضاً الأدوات اللازمة لتطبيقها، فلكي يؤدي أفراد فريق المحتوى أدوارهم وتنفيذ عمليات إنشاء المحتوى، يحتاجون إلى أدوات؛ إذ يجب إنشاء المحتوى أو تحريره أو مشاركته أو إدارته باستخدام أداة ما؛ لذا تعني إدارة مهام فريقك إدارة الأدوات التي يحتاجها.
إذ تُعَدُّ أنظمة إدارة المحتوى ضرورية للنشر على المدونة؛ على سبيل المثال: تُعَدُّ منصة "سي إم إس هب" (CMS Hub) أساسية لنشر منشورات المدونة، وتُعَدُّ برامج "كانفا" (Canva) و"أدوبي فوتوشوب" (Adobe Photoshop) أدوات رائعة للتصميم. وهذه ليست سوى ثلاثة من الأدوات العديدة التي قد تضيفها شركتك إلى أدواتها التقنية للعمل على المحتوى.
ومع نمو مجال تسويق المحتوى، يجب أن تتوسع عمليات شركتك لاستيعابه، وسيتمثل هذا التوسع في زيادة الأشخاص والعمليات والأدوات المرتبطة بآليات المحتوى، وكلما أصبحت أشمل زادت صعوبة إدارتها، ولكنَّ برامج إدارة المحتوى يمكن أن تحل المشكلة.
برنامج إدارة المحتوى:
هو برنامج يدير عملية إنشاء المحتوى من خلال التخطيط للمحتوى وإنتاجه ونشره، وبدلاً من استخدام الفرق أساليب عدة لمراقبة عمليات المحتوى، تساعدك أنظمة إدارة المحتوى على إنشاء مكان مركزي لينظم فريقك عملياته، وتساعدك على تنفيذ استراتيجياتك للمحتوى بما يتماشى مع أهداف الشركة.
وتشمل الفوائد الإضافية لاستخدام برامج إدارة المحتوى ما يأتي:
1. زيادة الإنتاجية:
دون استخدام برنامج إدارة المحتوى، يضطر أعضاء الفريق إلى القيام بالمزيد من العمليات ويُهدَر الكثير من الوقت، لكن باستخدام البرنامج، هذه العمليات كلها مؤتمتة؛ على سبيل المثال، لن تعود بحاجة إلى إرسال تحديثات البريد الإلكتروني لأنَّ البرنامج يرسلها نيابة عنك، ولا يتعين على فرق المحتوى تخمين الجدول الزمني للمشروع لأنَّ النظام يديره نيابة عنهم؛ وهذا يسرع العمليات ويزيد الكفاءة.
2. تقليل الأخطاء:
لا شيء مثالي، وينطبق ذلك على المحتوى، ولكنَّ برنامج إدارة المحتوى يقلل من الأخطاء المرتكبة، فيساعد فريقك على الانتهاء من المهام قبل المواعيد النهائية، ويسمح لك بتحديد العمليات التي تحتاج إلى تعديل، ويمنح بالنتيجة شركتك الأدوات اللازمة لتحسين سير العمل.
3. تحسين التعاون في مكان العمل:
يحسِّن برنامج إدارة المحتوى التعاون في مكان العمل بين أعضاء الفريق والتطبيقات والمنصات التي يستخدمونها؛ إذ يتطلب تنفيذ استراتيجيتك للمحتوى عملاً مشتركاً بين العديد من الأشخاص الذين يستخدمون أدوات مختلفة، يسمح البرنامج لفريقك بإرسال إشعارات وتحديثات إلى عضو آخر ويتكامل مع العديد من منصات إدارة المحتوى وموفري البريد الإلكتروني وخدمات المراسلة ومنصات وسائل التواصل الاجتماعي.
وضع آليات إدارة المحتوى:
يُعَدُّ برنامج إدارة المحتوى أساسياً لتطبيق استراتيجيتك للمحتوى، ولكنَّك تحتاج إلى الخطوات المناسبة لوضع آليات إدارة المحتوى، وعندها فقط يمكنك تحقيق أقصى استفادة من البرنامج. وإليك كيفية وضع آليات إدارة المحتوى.
1. تحديد المحتوى الذي تريد إنشاءه:
أولاً، حدد ماذا ستنشئ، هل هو منشور على وسائل التواصل الاجتماعي؟ أم رسالة إخبارية؟ أمام شركتك خيارات كثيرة من أنواع المحتوى مثل الرسوم ومنشورات المدونة ومحتوى الفيديو والمزيد، وستحتاج إلى وضع آليات لكل منها.
2. تقسيم المهام إلى مهام أصغر قابلة للتنفيذ:
بمجرد التركيز على نوع محتوى معين، حدد الخطوات الضرورية اللازمة لنقله من مرحلة وضع الاستراتيجية إلى النشر؛ على سبيل المثال، آليات منشور مدونة هي: وضع الاستراتيجية، ثم التخطيط، ثم الإنشاء، ثم التحرير، ثم النشر، ثم التحليل.
فهذه مهام عامة لإنشاء منشور مدونة؛ لذا تحتاج إلى تفصيلها أكثر؛ على سبيل المثال، يتضمن وضع الاستراتيجية عادةً إجراء عمليات تدقيق المحتوى وإنشاء نموذج لشخصيات المشتري وإجراء بحث عن الكلمات المفتاحية، وقد يتضمن التحرير تنفيذ تقنيات تحسين محركات البحث أو إضافة صور وروابط، فيجب تكليف أعضاء الفريق المناسبين بتطبيق كل خطوة.
3. تعيين الأدوار:
بعد الانتهاء من مهام معالجة المحتوى، حان الوقت لتحديد من سيؤدي هذه المهام، فيمكن أن تساعد هذه الخطوة على تحديد ما إذا كنت بحاجة إلى الاستعانة بأعضاء إضافيين. وفي مثال المدونة السابق، هذه هي الطريقة التي يمكنك من خلالها تعيين الأدوار.
- وضع الاستراتيجية: استراتيجي المحتوى.
- التخطيط: مدير المحتوى.
- الكتابة: الكاتب.
- تحرير: المحرر.
- النشر: مدير المحتوى.
- تحليل: مدير المحتوى.
بعد تعيين كل مهمة لشخص أو فريق، حدد مقدار الوقت اللازم لإنجازها.
4. تحديد إطار زمني لكل مهمة:
لتحديد مقدار الوقت الذي تتطلبه كل مهمة، استشر فريق المحتوى؛ على سبيل المثال، اسأل كاتبك كم من الوقت يستغرق كتابة المنشور وفق عدد كلماته، ثم خصص وقتاً أطول منه للمهمة؛ وهذا يمكن أن يساعد شركتك على تجنب تفويت المواعيد النهائية.
وبعد هذه الخطوة، قد تبدو آليات المحتوى كما يأتي:
- وضع الاستراتيجية: محلل استراتيجي للمحتوى (يوم واحد).
- التخطيط: مدير المحتوى (يوم واحد).
- الكتابة: الكاتب (يومان).
- تحرير: محرر (يوم واحد).
- النشر: مدير المحتوى (يوم واحد).
- تحليل: مدير المحتوى (مستمر).
بمجرد تحديد عملية للمهام والأشخاص وطول الوقت اللازم لإنشاء المحتوى، تكون آليات المحتوى قد اكتملت.
5. توثيق آليات المحتوى:
الخطوة الأخيرة في وضع آليات إدارة المحتوى هي توثيقها؛ إذ تستخدم الشركات عادةً معيار التشغيل الداخلي (SOPs) للحفاظ على اتساق فرقها مع العملية، وتُعَدُّ منصات "ماركيتينغ هب" (Marketing Hub) و"تريلو" (Trello) و"إفرنوت" (Evernote) أمثلة عن الأنظمة التي تتيح للفرق الوصول بسهولة إلى تلك المستندات.
في الختام:
إنشاء المحتوى ليس بالأمر السهل؛ إذ يتضمن نشر المحتوى وتنفيذ استراتيجيتك للمحتوى بنجاح العديد من العناصر، ويساعد وضع آليات لإدارة للمحتوى فريقك على التركيز على المهام من خلال زيادة الإنتاجية وتقليل الأخطاء وتحسين التعاون في مكان العمل، وبينما يسهِّل تحديد خطوات كل عملية مسبقاً ذلك، يمكن أن تخرج إدارة المهام الفردية عن السيطرة دون برامج إدارة المحتوى.
