لا يُعَدُّ إنهاء رسالة البريد الإلكتروني التجارية بتوقيعٍ إجراءً شكليَّاً فحسب، بل إجراءً يساعد في التواصل، وترسيخ صورة العلامة التجارية الشخصية، وترك انطباع يبقى أثره طويلاً.
من جهةٍ أخرى، تُعَدُّ التواقيع الاحترافية التي تُستخدَم في الرسائل الإلكترونية أدواتٍ أخرى لتسويق الشركة والتسويق الشخصي. باختصار، يُعَدُّ توقيع البريد الإلكتروني المميز جزءاً أساسيَّاً من أيَّة رسالة بريد إلكتروني تجارية.
سنتعرف في هذه المقالة إلى نصائح لتصميم توقيعٍ مميز، إضافةً إلى أمثلةٍ من أفضل تواقيع البريد الإلكتروني، وموجزاً من التعليمات حول إضافة توقيعٍ تلقائي حتى لا تحتاج إلى حفظ القالب أو كتابته كلَّما أرسلتَ رسالةً إلكترونية.
تُعَدُّ هذه المقالة مفيدةً بشكلٍ خاص لأولئك الذين ينشطون في بناء علاقاتٍ جديدة وإجراء كثيرٍ من عمليات التواصل.
أوَّلاً: ما سر تواقيع البريد الإلكتروني الاحترافية؟
عزيزي القارئ،
إذا ضغطتَ على هذه الرسالة الإلكترونية، قد تثير إعجابك كتبنا والجرعات السحرية التي نقدمها. تواصل معنا إذا أردتَ مزيداً من المعلومات حول عروضنا.
مع أفضل الأمنيات،
جون سي.
يفقد القارئ اهتمامه غالباً عند الجملة الثانية، وهي حقيقةٌ يمكن أن تثبتها الدراسات العلمية. إذ أجرت دراسةٌ أعدَّتها شركتا سيجستر (Sigstr) وآي كوانت (EyeQuant) - استخدمتا فيها تقنية تعقب النظرات لرسم خرائط الإدراك والاهتمام وتحديد النقاط التي تلفت الانتباه - بحثاً حول طريقة قراءة الناس رسائل البريد الإلكتروني.
تلفت الرسالة الإلكترونية التي يُستخدَم فيها توقيعٌ ثابت - مثل الذي استُخدِم في الأعلى - انتباه معظم الأشخاص إلى المتن، وفي هذه الحالة لن يلقى التوقيع كثيراً من التقدير.
يُعَدُّ هذا التوقيع جيداً في حال استُخدِم في عمليات التواصل الداخلية التي تحتاج فيها فعلاً إلى لفتِ انتباه الزملاء إلى الكلام المكتوب في الرسالة، لكن من الواضح أنَّ الرسالة الإلكترونية أعلاه تعرض منتَجاً؛ لكنَّها لا تثير الرغبة في الرد.
تُظهر مزيدٌ من النتائج التي توصَّلَت إليها الدراسة أنَّ استخدام العلامات التجارية توقيعاً إلكترونيَّاً يلفت إليها اهتماماً أكبر من الذي تتلقاه العلامات التجارية التي لا تستخدم تواقيع إلكترونية، لكنَّ هذا يكون فقط في ظروفٍ معينة.
ألقِ نظرةً على هذين المثالين اللذَين يبيِّنان النقاط التي يركز عليها القارئ اهتمامه:
1.
2.
في المثال الثاني، نال الشعار (البانر) كثيراً جدَّاً من الاهتمام. إذا كنت لم تتحقق من المثال الأول، فقد أغفلت على الأرجح رابط الدعوة إلى اتِّخاذ إجراء.
تخبرنا هذه النتائج أنَّ التوقيع في رسائل البريد الإلكترونية التجارية يمكن أن يُستخدَم أداةً تسويقية؛ فوفقاً لاستطلاعٍ أجرته شركة نيو أولد ستامب (NewOldStamp) مع 750 مُسوِّقاً، يؤيد 41% منهم فكرة استخدام تواقيع بريد إلكتروني مميزة لتسويق العلامة التجارية؛ وهي فكرةٌ أضحى لها مصطلح خاص يُعبِّر عنها هو "التسويق باستخدام توقيع البريد الإلكتروني".
سلَّط الاستطلاع نفسه الضوء أيضاً على المقاييس التي يستخدمها المحترفون، وقد كان أبرزها: النقرات (97% من الأشخاص الذين استُطلعَت آراؤهم)، ورسائل البريد الإلكتروني المُرسَلة (40% منهم)، والانطباعات (32% منهم)، وحركة البيانات الواردة إلى الموقع الإلكتروني (30% منهم).
ثانياً: طريقة إضافة توقيع إلى البريد الإلكتروني
في الفترة الممتدة بين عامي 2011 و2013، راجَعَ موقع (WriteThat.name) أكثر من 700 مليون رسالة إلكترونية وردت إليه عبر نظام إدارة الاتصالات، فوجد أنَّ 52% منها فقط تحمل توقيعاً. أمَّا الرسائل التي أُرفقَت بتوقيع، فقد تضمنت اسم المُرسِل، ومنصبه، وشركته، وعنوان بريده الإلكتروني، وعنوانه البريدي في بعض الأحيان.
لقد تغيرت كثيراً تكنولوجيا الرسائل الإلكترونية منذ ذلك الحين، إذا أضحى في إمكانك مثلاً إضافة صورةٍ إلى التوقيع دون وضعها ضمن ملفٍّ مُرفَق.
ثالثاً: العوامل التي تساهم في الحصول على توقيع بريد إلكتروني احترافي:
من الصعب بناء علاقةٍ ودِّيَّةٍ مع شخصٍ ما دون النظر إلى وجهه، لكنَّ إضافة مزيدٍ من العناصر إلى التوقيع المُستخدَم في رسائل البريد الإلكتروني التجارية يمكن أن يكون مفيداً هنا، من ضمن هذه العناصر:
- منصبك في الشركة أو اللقب المهني.
- الشركة أو المنظمة التي تنتسب إليها.
- معلومات التواصل: رقم الهاتف مع النداء الدولي إذا كنت تنشط في عدة أجزاء من العالم، والموقع الإلكتروني للشركة أو الموقع الإلكتروني الشخصي، وعنوان المكتب، وروابط حسابات وسائل التواصل الاجتماعي (فقط ما يتوافق منها مع أهدافك المهنية).
- صورتك أو شعار الشركة.
- عناصر أخرى: دعوة إلى اتِّخاذ إجراء أو تأثير الشركة على المستوى الاجتماعي.
تُعَدُّ ضرورة وضع روابط حسابات مواقع التواصل الاجتماعي أو عدم ضرورة ذلك أمراً قابلاً للنقاش، لكنَّ شركة يونيليفر (Unilever) زادت عدد متابعيها عبر وسائل التواصل الاجتماعي بمقدار 500%؛ فقط من خلال إضافة روابطها إلى التواقيع التي تستخدمها في رسائلها الإلكترونية.
يمكن استخدام تواقيع تجمع العناصر كلها أو بعضاً منها فقط؛ لكن قد يحتاج توقيع البريد الإلكتروني إلى بعض العناصر الأساسية اعتماداً على مصالحك المهنية:
من أجل أغراض التسويق:
- أيقونات حسابات مواقع التواصل الاجتماعي.
- رابط آخر المحتويات التي قدمتها.
- رابط الاشتراك بالمدونة.
من أجل المبيعات:
- لافتة (بانر) يستعرض آخر الصفقات أو العروض.
- حملات الترويج الموسمية.
- التحيات التي يتم تبادلها في الأعياد ورابط الصفحة الترويجية.
بالنسبة إلى العلاقات مع العملاء:
- رابط صفحة إنترنت تستعرض رسالتك والخدمات التي تقدمها.
- رابط فيديو يستعرض الخدمات التي تقدمها.
- آراء الزبائن وشهاداتهم.
رابعاً: 10 خطوات لتصميم توقيع بريد إلكتروني مميز
تستطيع بعشر خطواتٍ أو أقل تصميم توقيع بريد إلكتروني احترافي وإضافته إلى ميزة التوقيع التلقائي عن طريق إعدادات البريد الإلكتروني. يحتوي هذا القِسم أيضاً مجموعة أمثلة من أفضل تواقيع البريد الإلكتروني.
نصيحة: ضع بين يديك مفكرةً حتى تستطيع التدرُّب مباشرةً على كل خطوة. تستطيع أيضاً استخدام قالبٍ أو برنامجٍ لتصميم تواقيع البريد الإلكتروني - قد يكون من الأسهل اختيار التصميم ثمَّ إضافة عناصر معيَّنةً إليه، وكل هذه أمورٌ تُعَدُّ مفيدةً للتوصُّل إلى أفكارٍ مرتبطة بتواقيع البريد الإلكتروني.
- الحفاظ على البساطة:
لا يحتاج الناس كلهم إلى صيغة توقيع بريد إلكتروني معقدة ترافق عمليات التواصل التي يُجرونها، إذ تَفي صيغةٌ بسيطةٌ وأنيقة بالغرض في بعض الأحيان. تتضمَّن عناصر توقيع البريد الإلكتروني الاحترافي الاسم، والمنصب، واسم الشركة، ورقم الهاتف. ربما تستطيع أيضاً إضافة عنوانٍ وموقع الشركة الإلكتروني، لكن لا حاجة إلى وضع عنوان البريد الإلكتروني، فهو لا يُعَدُّ ضروريَّاً.
هذا مثالٌ من أفضل تواقيع البريد الإلكتروني:
|
جين دو | مديرة تسويق رقم الهاتف: (123) 456-7890
اسم الشركة شارع 123 المدينة، الولاية 12345 (الموقع الإلكتروني) |
- استخدام الألوان:
من أجل إضافة لمسة تلفت الأبصار إلى أبسط تواقيع البريد الإلكتروني، حاول استخدام لونٍ أو لونَين من الألوان المستخدَمة في العلامة التجارية، أو الشعار، أو أي رسوماتٍ قد تستخدمها.
يؤدي استخدام أكثر من لونَين غالباً إلى نوعٍ من التباين وتشتيت الانتباه. لذلك إذا لم تكن خبيراً في التصميم، التزم باستخدام لونٍ أو لونَين من الألوان التي تستخدمها العلامة التجارية.
|
جين دو | مديرة تسويق رقم الهاتف: (123) 456-7890
اسم الشركة شارع 123 المدينة، الولاية 12345 (الموقع الإلكتروني) |
- تحديد المعلومات:
لقد رأينا جميعاً تواقيع بريد إلكتروني تتضمَّن كل المعلومات التي يمكن إدراجها وتحكي قصة حياة الشخص كلها، منها هذا المثال:
|
جين دو مديرة تسويق اسم الشركة المكتب الرئيسي: (123) 456-7890 الخط المباشر: (123) 456-7890 الهاتف المحمول: (123) 456-7890 الفاكس: (123) 456-7890 (عنوان البريد الإلكتروني) سكايب: اسم المُستخدِم (العنوان) المدينة، الولاية، 12345 (عنوان البريد الإلكتروني) (عنوان المُدونة الإلكتروني) (حساب فيسبوك) (حساب تويتر) |
من الواضح أنَّ هذا يُعَدُّ مثالاً سيئاً من تواقيع البريد الإلكتروني. حينما يتعلق الأمر بالمعلومات التي يجب عليك وضعها في التوقيع، تذكَّر أنَّه كلما كانت المعلومات أقل كان ذلك أفضل. تتألف أفضل تواقيع البريد الإلكتروني من خمسة سطور، تزيد قليلاً أو تنقص قليلاً.
- إضافة صورة:
إذا كنت تمتلك الخبرة التكنولوجية المناسبة أو برنامجاً مفيداً لتصميم تواقيع البريد الإلكتروني، تستطيع بكل سهولة إضافة صورةٍ لمنح توقيع البريد الإلكتروني مزيداً من القدرة على التأثير، وطابعاً شخصيَّاً، وإضفاء لمسةٍ تجعله يظل محفوراً في الذاكرة. إضافة إلى ذلك، تثير الصورة الاهتمام بالتوقيع وتلفت الأنظار إليه.
هذا توقيعٌ لطيف يستخدم صورةً حتى ترتبط في الأذهان باسم الشخص:
|
جين دو مديرة تسويق | اسم الشركة (123) 456-7890 | الموقع الإلكتروني
123 الشارع | المدينة، رمز الولاية |
 |
- استخدام الشعار:
يُعَدُّ شعار الشركة من الخيارات الأخرى التي يمكن استخدامها عوضاً عن الصورة. على الرغم من أنَّ استخدام كلٍّ من الصورة والشعار معاً يُعَدُّ ممكناً، إلَّا أنَّ هذا يجعل التوقيع معقداً ومشوشاً في معظم الأحيان، لذلك يُفضَّل اختيار أحدهما فقط.
|
جين دو مديرة تسويق (123) 456-7890 | الموقع الإلكتروني
123 الشارع | المدينة، رمز الولاية |
تعتمد صيغة توقيع البريد الإلكتروني على حجم الشعار وشكله. يُعَدُّ استخدام الشعارات التي تُصوِّر مناظر طبيعية أفضل في تواقيع البريد الإلكتروني المُكدَّسة. بينما يمكن وضع الشعارات الدائرية، أو المربعة، أو المرسومة يمين النصِّ أو يساره إذا أردت.
- توازن المحتوى:
تستخدم أفضل تواقيع البريد الإلكتروني تصميماً متسلسلاً لتحقيق التوازن بين المحتوى، والنوع، والصور. استخدم فواصل أو فراغاتٍ عند الحاجة للفصل بين مختلف عناصر توقيع البريد الإلكتروني ولفت أنظار القراء. كذلك تلفت الخطوط العريضة، والمزركشة، والملونة الأنظار قبل غيرها، فاستخدم واحداً من هذه الخطوط لكتابة أهم المعلومات.
|
جين دو مديرة التسويق في شركة ميلبورد
(123) 456-7890 | الموقع الإلكتروني 123 الشارع | المدينة، رمز الولاية |
 |
- وضع أيقونات مواقع التواصل الاجتماعي:
هل تمتلك أنت أو الشركة حساباتٍ في مواقع التواصل الاجتماعي تديرونها بعناية؟ لماذا لا تستخدم توقيع البريد الإلكتروني طريقةً أخرى لإرسال حركة بيانات إلى هذه المنصات؟ ضع روابط قنواتك في مواقع التواصل الاجتماعي باستخدام أيقونات تمثِّل شعار كل موقع (عوضاً عن وضع روابط تثير أشكالها الملل).
|
جين دو مديرة التسويق في ميلبورد
(123) 456-7890 | الموقع الإلكتروني 123 الشارع | المدينة، رمز الولاية |
|
- دعوة إلى اتِّخاذ إجراء:
إلى جانب أيقونات مواقع التواصل الاجتماعي، يمكن استخدام توقيع البريد الإلكتروني لتحفيز متلقي البريد الإلكتروني على مزيدٍ من التفاعل. تستطيع مثلاً وضع رابط آخر التدوينات التي كتبتها أو حث متلقي الرسالة الإلكترونية على الاشتراك في قائمتك البريدية.
|
جين دو مديرة التسويق في ميلبورد (صورة) (123) 456-7890 | الموقع الإلكتروني 123 الشارع | المدينة، رمز الولاية زر مدونتنا اضغط هنا |
- عرض معلومات الشركة:
تفضل بعض الشركات استخدام تواقيع البريد الإلكتروني فرصةً لاستعراض الإنجازات، مثل الجوائز التي كسبتها أو الألقاب التي حصلت عليها. تستطيع أيضاً استعراض أوسمة الشهادات التي نلتها أو الدورات التي حضرتَها. يعكس استعراض الخبرات عبر توقيع البريد الإلكتروني التحلي بالاحترافية.
|
جين دو مديرة التسويق في ميلبورد (صورة) (123) 456-7890 | الموقع الإلكترونية 123 الشارع | المدينة، رمز الولاية
|
|
  |
10. استخدام تصميمٍ يناسب الهواتف المحمولة:
أخيراً، حينما تختار صيغة توقيع البريد الإلكتروني، تذكَّر أنَّ معظم الناس يتفقدون برائدهم الإلكترونية باستخدام هواتفهم. اختر تصميماً وصوراً تلائم الهواتف، وإذا كان يوجد في شعارك نصٌّ صغير، فحاول استخدام الأجزاء التي تلائم الشاشات الصغيرة فقط. وإذا كان يوجد في التوقيع روابط أو أيقونات، احرص على أن يكون بينها مسافة تتيح للناس الضغط عليها بأصابعهم.
|
جين دو مديرة التسويق في ميلبورد الهاتف: (123) 456-7890 | المدينة، رمز الولاية |
ماذا يجب أن يتضمن توقيع البريد الإلكتروني الاحترافي؟
يجب عليك أن تضيف إلى توقيع البريد الإلكتروني اسمك، ومنصبك، واسم الشركة، وروابط حسابات مواقع التواصل الاجتماعي، والشعارات.
كيف تذكُر الشهادة التي تمتلكها في توقيع البريد الإلكتروني؟
حتى تضيف الشهادة التي تمتلكها إلى توقيع البريد الإلكتروني، يجب عليك أن تضيف اسمك أوَّلاً. بعد إضافة الاسم، أضف اسم الشهادة. إذا أردتَ مثلاً إضافة شهادة "ماجستير في إدارة الأعمال" إلى توقيع البريد الإلكتروني، ضع اسم الشهادة بعد اسمك بهذه الطريقة: جون جرين، ماجستير في إدارة الأعمال.
ما أفضل الخطوط المُستخدَمة في توقيع البريد الإلكتروني؟
أفضل خطٍّ يُستخدَم في تواقيع البريد الإلكتروني هو خط (Times New Roman). من الخطوط الأخرى التي تُستخدَم على نطاقٍ واسع (Tahoma)، و(Trebuchet)، و(Verdana).
ما أهمية توقيع البريد الإلكتروني على صعيد العمل؟
يُعَدُّ توقيع البريد الإلكتروني مهمَّاً جدَّاً على صعيد العمل لأنَّه يتضمَّن جميع المعلومات والروابط الضرورية، وهو يسهِّل على المتلقين الحصول على التفاصيل الضرورية. تستطيع أيضاً تعديل الروابط في أي وقتٍ شئت.
